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中小企业如何选购一套适合自己的视频会议系统

提升办公效率,降低运营成本,是企业IT建设所追求的目标。视频会议被认为是除传统的邮件之外,最高效的办公协作方式。但是长期以来由于组建费用以及网络带宽等的限制,视频会议在中小企业视频会议的使用率并不高。但是随着企业市场竞争的日趋激烈,中小企业国际化程度的不断提高,中小企业对于提升沟通协作效率、降低管理成本的需求也日趋强烈。那么,对于中小型企业来说,如何来选择最合适的会议系统呢?

在选型之前,我们再首先来分析一下了解一下中小企业应用视频会议的一些诉求。

成本:对于广大中小企业用户来讲,投入成本是制约中小企业组建视频会议的关键因素。在前几年,要组建视频会议系统网络,企业通常需要购买全套的设备(包括mcn多点控制单元和硬件终端),上百万的设备购置费用加上线路的资费等等,甚至已经超过了很多中小企业一年的“营业利润”,高昂的投入成了阻碍中小企业组建视频会议最大的原因。

中小企业大多对于价格的敏感性比较强,希望是用适中的价格购买高清质感的视频会议系统,并获得专业的视音频体验,这也中小企业对视频会议系统的主要诉求。

自适应性:对于中小企业客户,其网络环境和质量都不能高估,更与国企、政府的光线专网难以媲美。因此中小型企业还要求视频会议系统能在Internet网络上保持优质的音视频效果,并在所需的接入网络带宽及维护成本等方面有良好的表现。

易用性: 对于中小企业,往往一个造价高昂、设备专业的会议室条件是难以满足的。如何在相对“简陋”的会议室内,极少改变原有设施、提供现代高清视频会议体验是中小企业视频会议选型的关键之一。其次,对于中小企业来说,通常都没有专门的IT工程师来维护视频会议系统,因此视频会议系统还必须足够简单易用,并可实现免维护,这样才能让视频会议有效发挥最大价值。

功能性: 随着移动互联时代的到来,视频会议不仅要支持不同的平台和终端,同时还要实现保证高清晰的视听体验,以及实现移动终端上视频会议的简便操控,网络普适性等全新的热点需求。因此,好的中小企业视频会议系统还特别要求产品“功能性”强。与大型的政府会议室视频会议系统,只是专注于远程视频通信不同,中小企业需求的不是单一功能的产品,而是从会议室到手机的全程服务性产品。

针对中小企业选购视频会议系统选购原则

从中小企业诉求来看,中小企业的网络环境一般不会太复杂,因此选择操作简单、界面友好的视频会议就能基本满足用户需求。而且这样还能最大程度地降低企业对视频会议设备使用的培训成本。

l  注重设备使用实用性

大多数厂商都声称自己的视频会议终端可同步打开几十路甚至几百路视频图像,但实际上这一功能并非实用。用户在会议中不可能同时倾听多人说话,因此完全可以采用发言人视频切换的方式实现和不同人的视频交互,打开多个视频画面其实只是浪费带宽。

l  关注方案扩展性优劣

对中小企业而言,视频会议系统是一项长期投资,因此在选择方案时得考虑其可扩展性。厂商自主开发的视频会议系统一般完全基于软件实现,可方便地做成组件或中间件产品,以便进行二次开发和移植,而硬件产品一经投入可扩展范围要小得多,企业要根据需求确定最终方案。